在宅ワークをしていると、「効率的に仕事するには、どんなツールを使えばいいの？」と戸惑うことがよくあります。
オンライン秘書の仕事は、メールやチャットのやり取りだけでなく、スケジュール調整や資料づくり、ちょっとした調べものなど、思っていた以上に作業の幅が広いんですよね。
私自身、最初は手探りで、一つひとつ時間をかけながら進めていましたが、今ではいくつかのツールを組み合わせて使うことで、仕事の効率がぐんと上がりました。
便利なツールを知っているだけでも、対応の幅が広がって、「頼りになる存在」と思ってもらえるようになります。
今回は、そんな私が実際に使って「これは助かった！」と感じたツールを厳選してご紹介します。操作が難しいものは避けているので、初心者の方でも安心して取り入れられるはずです。
案件をスムーズに進める「タスク・スケジュール管理ツール」
オンライン秘書として効率よくタスクやスケジュール管理をするなら、「Trello」や「TimeTree」などの管理ツールを使うのが断然おすすめです。
なぜなら、頭の中だけでスケジュールやタスクを管理しようとすると、どうしても抜けや漏れが出てしまいやすいからです。特に複数のクライアントとやりとりしていると、誰に何をいつまでに対応すべきかを整理するだけでも一苦労です。
そんなときに、視覚的にタスクや予定を管理できるツールがあると、ぐっとラクになります。
たとえば「Trello」は、カード形式でタスクを管理できるツール。ToDo・進行中・完了など、ステータスごとに並べて整理できるので、自分の今の動きが一目でわかります。
クライアントごとにボードを分けるのもおすすめです。
また「TimeTree」は、共有カレンダーとしてとても便利です。クライアントとZoomの予定や締切日を共有しておけば、確認の手間が減り、やりとりもスムーズになります。
実際に「これ、見やすいですね！」と喜ばれたこともありました。
こうしたタスク・スケジュール管理ツールを取り入れるだけで、作業の抜け漏れが減り、自信を持って仕事を進められるようになります。最初はシンプルな使い方で十分なので、ぜひ気軽に試してみてくださいね。
資料・画像づくりを時短する「クリエイティブ系ツール」
オンライン秘書の仕事では、画像を作ったり、資料をまとめたりする場面が意外と多いです。そんなときに役立つのが、「Canva」や「Gamma」といったクリエイティブ系ツールです。
作業に時間がかかると、本来注力したい業務に手が回らなくなってしまいますよね。
デザインや資料づくりに慣れていないと、「これでいいのかな…」と不安になりがち。だからこそ、テンプレートや自動生成機能が充実しているツールを使うことで、初心者でも手早くそれっぽく仕上げることができるんです。
たとえば「Canva」は、SNS用の画像やプレゼン資料、サムネイルなどが簡単に作れるツールです。
テンプレートを選んで、文字や色を少し変えるだけで完成度の高いデザインが作れるので、デザイン初心者にもぴったり。私はInstagramの画像作成や、Zoomセミナー用の資料で何度も活用しています。
もうひとつの「Gamma」は、AIが資料の構成を自動で提案してくれるツールです。
「スライド資料を作る時間がない！」というときに、要点を入力するだけで見やすいプレゼン資料を生成してくれるのがとても助かります。資料のたたき台として使うだけでも、作業がぐっとラクになります。
最初はテンプレートに沿って試してみるだけでもOK。苦手意識のある作業ほど、ツールに頼って時短していきましょう。
調べもの・文章作成の効率化に「AIツールを味方に」
文章を書いたり、情報を調べたりするときは、「ChatGPT」や「Perplexity」といったAIツールを活用することで、作業時間をぐっと短縮できます。
というのも、オンライン秘書の仕事では、クライアントの代わりに文章を考えたり、ちょっとしたリサーチを任されたりすることがよくあります。
ですが、自分で一から調べてまとめるのは、意外と時間も労力もかかるもの。そこで、AIツールを“相談相手”のように使うと、スムーズに答えを導き出せるようになります。
「ChatGPT」は、メール文の下書きや、SNS投稿のアイデア出し、敬語の調整などにぴったりのツールです。私も「こんな感じの文を作りたい」とざっくり伝えるだけで、それっぽい文章を提案してもらえるので、時短になるだけでなく、言い回しの参考にもなっています。
また「Perplexity」は、調べものに強いAI検索ツールです。
調べたい内容を入力すると、要点をわかりやすくまとめてくれたり、参考リンクを添えてくれたりします。「ざっくり知りたい」「時間をかけずに情報を把握したい」ときにとても便利です。
AIツールは、うまく使えば「もうひとりのサポーター」になってくれます。すべてを任せるのではなく、「迷ったときに聞いてみる」くらいの感覚で取り入れてみると、仕事がずいぶんラクになりますよ。
クライアントとのやりとりや管理が楽になる「業務支援系ツール」
オンライン秘書の仕事では、クライアントとの情報共有や日々の管理業務も多く発生します。そんな場面で活躍するのが、「Googleスプレッドシート」「マネーフォワード」「エルメッセージ」といった業務支援系ツールです。
業務の土台となる情報がバラバラだと、管理も大変ですし、ちょっとしたミスが信用問題につながることもあります。だからこそ、データを整理・共有できるツールをうまく使うことが、安心して仕事を続けるためのポイントになります。
たとえば「Googleスプレッドシート」は、複数人で同時に編集・確認ができる表計算ツール。クライアントと共有して、作業進捗の一覧や、顧客データ、発注リストなどを管理するのにとても便利です。過去のやりとりをすぐに振り返ることができるのも安心なポイントです。
また、経理まわりの管理には「マネーフォワード」がおすすめ。
クレジットカードや銀行口座を連携しておくと、自動で入出金を記録してくれるので、毎月の支払い管理や確定申告の準備もぐっとラクになります。個人の仕事用の口座を分けている人にもぴったりです。
さらに、LINE公式アカウントを運用するクライアントをサポートする場合は、「エルメッセージ」がとても重宝します。ステップ配信やセグメント配信などができるので、配信業務の代行を頼まれたときにも効率よく対応できます。
こうした業務支援ツールを取り入れることで、「覚えることが多すぎる…」というプレッシャーから少し解放されます。最初は使い方に戸惑うかもしれませんが、一度覚えてしまえば、作業が格段にスムーズになりますよ。
まとめ｜ツールは“全部使いこなす”より“知って活かす”が大事
オンライン秘書として仕事を始めると、「いろんなツールがあって覚えきれない…」と感じることがあるかもしれません。でも、すべてを完璧に使いこなす必要はありません。
実際、ツールは「使えること」以上に、「知っていること」自体が価値になる場面が多いです。クライアントから「◯◯って使ったことありますか？」と聞かれたときに、「名前は知っていますよ」と答えられるだけで、会話がスムーズに進むこともあるんです。
私自身も、最初からすべてを理解していたわけではありません。必要に応じてひとつずつ試して、少しずつ慣れていきました。今でも「これは合わなかったな」と感じたら無理に使い続けず、自分に合うものを選ぶようにしています。
大切なのは、「どのツールが自分の働き方に合うか」を見つけること。そして、苦手な部分をサポートしてくれるツールを上手に取り入れて、ムリなく続けられる環境を整えることです。
知っている・試したことがある、というだけでも、仕事の引き出しは確実に増えていきます。焦らず、自分のペースで“味方になるツール”を見つけていきましょう。
