オンライン秘書や在宅ワーカーにとって、テキストコミュニケーションは信頼を築くために欠かせないスキルです。私自身、駆け出しの頃は句読点ばかりで、感情をどう伝えればいいのか分からず、毎回メッセージを送るたびに緊張していました。
テキストって難しいですよね。相手のテンションがわかりづらいし、自分もどう伝えればいいかわからないです…。
ぽぽ私も最初はそうでした💦でも、あることを意識したことで伝わり方が少しずつ変わっていったんです。
今回は、句読点しか使ったことがなかった私が、どのようにテキストコミュニケーションを学び、普段どんなことを意識しているのかをお伝えします。
テキストコミュニケーションとは
テキストコミュニケーションとは、チャットやメールなど、文字でやり取りをおこなうことを指します。顔を合わせないからこそ、言葉の選び方や表現の仕方がとても大切になります。
オンライン秘書や在宅ワーカーの仕事では、クライアントとのやり取りの多くがテキストです。そのため、ちょっとした言葉の使い方で印象が変わったり、信頼関係の築きやすさにも差が出てきます。
相手が安心してやり取りできる文章を意識することが、仕事を長く続けるための土台になるんです。
私が駆け出しの頃に感じていた壁
オンライン秘書を始めたばかりの頃は、どう返せばいいのか分からず、メッセージを送るたびに時間がかかっていました。丁寧に書こうとすればするほど文章が長くなり、どこか堅苦しい印象になってしまうことも多かったです。
さらに、会社員時代のクセでクライアントさんに記号を使うことができなかったんです。「！」や「？」を付けると失礼だって固定概念があって、それに捉われていました。
でも全部句読点だけにすると、チャットだと特に冷たく感じてしまって…。そんなふうに言葉の温度のつけ方が分からず、送信ボタンを押す前に何度も読み返していました。
メッセージを送るのに時間がかかってしまうことに悩んでいた私は、当時所属していたオンラインコミュニティでのメンバーさんのテキストを見るようにしました。
句読点だけを使っている方はおらず、絵文字を使ったり、記号を使ったりして相手が不快にならないように工夫をされているのを見て、「あ、こう書くと柔らかく見えるんだ」と気づくことが増えていきました。
少しずつですが、テキストでも気持ちを伝えるコツが掴めてきた時期です。
テキストコミュニケーションで意識する6つのポイント
テキストでのやり取りに慣れていく中で、「ちょっとした意識の違いでこんなに伝わり方が変わるんだ」と感じることが増えていきました。
私が特に意識してきたのは、次の6つのポイントです。
①自分のテンションを伝える
②長文にならないようにする
③スタンプなどでリアクションする
④何度も読み返す
⑤相手のテンションに合わせる
⑥上手な人をお手本にする
①自分のテンションを伝える
「自分のテンションを伝える」は、シンプルな一言でも絵文字を添えるだけで印象が変わります。
例えば、
「ありがとうございます。」
「ありがとうございます！」
「ありがとうございます😊」
同じ言葉でも、語尾が句読点かビックリマークか、絵文字かだけで受ける印象がまったく違ってきますよね。句読点だけだと少しかたい印象になりますが、ビックリマークや絵文字を使うと、やわらかく親しみのある雰囲気になります。
以前の私は、会社員時代のクセで記号や絵文字を使うことに抵抗がありました。
でも、オンラインでは相手の表情が見えない分、文のトーンが大事なんです。そこに気づいてからは、自然にテンションを伝えられるように意識するようになりました。
②長文にならないようにする
丁寧に伝えようとすると、どうしても文章が長くなりがちですよね。でも、長文は読む側に負担をかけてしまうこともあります。
長くなりそうなときは、「結論を先に伝える」「要点を箇条書きにする」「内容を整理してから送る」ことを意識しています。
例えば、長文になってしまうときは箇条書きを用いてシンプルにすること。箇条書きをつかうことで、相手も読みやすく伝わりやすくなります。
例）
お疲れ様です。
〇〇の件について下記ご確認お願いします。
・日程：〇月〇日〇時～
・内容：新メンバーの紹介、活動報告
どうぞよろしくお願いいたします。
このように、伝えたいことを一目でわかる形にすると、相手も確認しやすくなります。自分の伝えたい内容だけでなく、「どうすれば相手が読みやすいか」を意識するだけで、印象が大きく変わると感じています。
③スタンプなどでリアクションする
クライアントさんやチームメンバーとのチャットの中で、自分が発言したあとに、誰からも反応がないと少し寂しく感じますよね。
テキストコミュニケーションでは、小さな「反応」も信頼を積み重ねる鍵になります。
スタンプや「いいね」などのリアクションを使うことで、「見ています」「ありがとう」という気持ちが相手に伝わり、相手の安心感につながるんです。
オンラインでの関係性づくりは、こうしたちょっとしたひと手間の積み重ねだと思います。
④何度も読み返す
当たり前なんですが、送信前に一度立ち止まって読み返すようにしています。これだけで、伝わり方のトラブルをかなり防げます。
私は送る前に、特に確認しているのはこの3点。
・誤字脱字がないか
・わかりやすい表現になっているか
・紛らわしい言葉を使っていないか
特に「大丈夫です」や「～の方」など、読み方や受け取り方が変わる言葉は要注意です。
丁寧に伝えることとわかりやすく伝えることは別なので、相手が迷わない文章になっているかを意識しています。
⑤相手のテンションに合わせる
テキストでは声のトーンや表情が伝わりません。だからこそ、相手のテンションをよく観察して、それに合わせることを意識しています。
例えば、相手が絵文字をよく使う人なら、自分も少し絵文字を入れて柔らかい印象に。逆に、淡々とした文体の人には、シンプルに端的に返すようにしています。
句読点だけの淡々と送る人に対して、絵文字いっぱいに返信したら相手はどう思うでしょうか。ちょっと馴れ馴れしいかな…と思ってしまうかもしれません。逆に絵文字をよく使う人に対して、句読点だけだと、相手はどう思うでしょうか？
ここでいう「合わせる」というのは、無理にテンションを上げることではなく、「相手が心地よく感じる温度に寄せる」こと。それだけで、やり取りの雰囲気がずっと良くなるんです。
⑥上手な人をお手本にする
最初のうちは、自分の書き方に自信が持てないことも多いと思います。そんなときは、上手な人の文章を見て学ぶのが一番の近道です。
コミュニティやSNSなどでいろんな方の発信を見てみてください。絵文字の使い方や文の長さ、語尾のトーンなど、真似してみると新しい発見があります。
私も駆け出しの頃は、コミュニティの中で「感じがいいな」と思った人の文をそのままメモして研究していました。
お手本にしているうちに、自分の中で「心地よいテンション」や「自然な言い回し」が見つかっていきます。
テキストコミュニケーションには正解がないからこそ、少しずつ自分らしい書き方を育てていくことが大事だと思います。
言葉の温度が、信頼をつくる
テキストコミュニケーションを意識するようになってから、やり取りの中で伝わったと感じる瞬間が増えていきました。相手から「ぽぽさんの文章って読みやすいし、やさしいですね」と言ってもらえるようになったとき、初めて言葉にも温度があると実感したんです。
言葉の選び方ひとつで、相手の受け取り方や印象は大きく変わります。文章だけのやり取りでも、思いやりやあたたかさはきちんと伝わる。そう気づけたことが、私にとって大きな転機になりました。
そして、私が今でも読み返すテキストコミュニケーションのバイブルは、ゆりえもんさんの超テキストコミュニケーション術です。駆け出しの頃、どう言葉を選べば伝わるのか悩んでいた私に、たくさんの気づきを与えてくれた教材でもあります。
テキストコミュニケーションは、すぐに上達するものではありません。
でも、意識して続けていくうちに、少しずつ自分らしい書き方が見つかります。今日紹介した6つのことを意識することで、今までとは違う視点が見えてくるかもしれません。
